Gestion de matériel pédagogique : Exercice Corrigé Merise - MCD - MLD - Dictionnaire des Données

Gestion de matériel pédagogique : Dictionnaire des Données - MCD - MLD

Une  école  désire  automatiser la gestion de son parc de matériel pédagogique et des salles qu’elle met à disposition du personnel et des élèves.

Entretien avec la directrice des études

Question : Quelles difficultés rencontrez-vous dans la gestion de vos ressources (matériel et salles) ?
Réponse :  Nous  avons de plus en plus de matériel mis  à disposition des élèves et  enseignants (ordinateurs portables, vidéo-projecteurs …) et sommes souvent confrontés à des problèmes d’organisation tels que :
                            

• reste-t-il un vidéo-projecteur disponible à telle date ?
• la salle de réunion N°1 est-elle occupée toute la journée ?
• quelle est la dernière personne à avoir emprunté l’ordinateur portable N°2 …

Question : Sur quels points précis voulez-vous améliorer votre travail ?
Réponse : L’ensemble du matériel pédagogique est géré par plusieurs bureaux (ex : Le vidéo-projecteur N°1 est au secrétariat des études, le vidéo-projecteur N°2 se trouve à l’accueil …).

Nous ne souhaitons pas regrouper tout le matériel en un seul endroit mais nous désirons un outil capable de nous indiquer :
                      

• la liste de tous les matériels disponibles dans l’école avec leur localisation géographique,
• pour chaque matériel, une fiche signalétique qui nous rappelle : la date d’achat du matériel et sa date de fin de garantie.

Nous souhaitons également un outil qui puisse gérer le planning de réservation des salles ainsi que du matériel.

Question : Comment est organisée la gestion des salles ?
Réponse : Un planning de réservation existe au secrétariat des études. Nous indiquons pour chaque réservation :
                         

• la personne qui a réservé la salle (est-ce un élève, un enseignant … Quel est son nom …)
• le motif de la réservation (ex : réunion du conseil des enseignants, préparation d’un oral …)
• la liste éventuelle des participants (nous vérifions dans ce cas que la capacité d’accueil de la salle n’est pas dépassée).
• la durée de la réservation

 
Question : Est-il possible de réserver une salle pour plusieurs jours ?
Réponse : Oui. La réservation d’une salle se fait pour une période allant d’une demi-heure (ex : oral d’un projet étudiant)  à plusieurs jours (ex : stage de formation continue de 5 jours).

Question : Qu’en est-il de la réservation du matériel ?
Réponse : Il existe 2 types de réservation de matériel :
                     

• une réservation dépendante d’une  réservation de salle (ex :  on  réserve un vidéo-projecteur pour le conseil des enseignants du 18/11/2003).
• une réservation totalement indépendante (ex :  un enseignant nous emprunte un portable entre  le 02/02/2003 et le 05/02/2003). 

Dans tous les cas, il faut s’assurer que le matériel a bien été rendu au terme de la réservation.

Question : Lorsqu’on réserve une salle, peut-on réserver plusieurs matériels ?
Réponse : Oui, bien sûr. On peut réserver par exemple pour la même réunion un portable et un vidéo-projecteur.

Question : Le matériel qui est prêté lors de la réservation d’une salle l’est-il obligatoirement pour toute la durée de réservation de la salle.
Réponse : Non. On peut par exemple réserver une salle du lundi au jeudi et n’avoir besoin du vidéo-projecteur que le mardi.

Question : Quel niveau de détail souhaitez-vous obtenir quant à la gestion des réservations de matériel ?
Réponse : Nous souhaitons connaître :
                    

• quel matériel a été emprunté, par qui et à quelles dates,
• la liste des matériels disponibles à une date donnée,
• la liste des matériels empruntés relatifs à une réservation de salle. (ex : le stage de formation continue MERISE du 05/05/2003 au 09/05/2003 utilise le vidéo-projecteur N°2 et l’ordinateur portable N°1 du 08/05/2003 au 09/05/2003).

Question : Comment se passe la procédure de réservation  d’une salle ? Tout le monde peut-il effectuer une réservation ?
Réponse : Les étudiants ne peuvent pas réserver eux-même une salle. Ils sont obligés de s’adresser au secrétariat des études par mél. A chaque demande (un élève demande une salle particulière pour une période donnée et indique combien de personnes sont concernées), le secrétariat vérifie la disponibilité de la salle et le bien-fondé de la demande. 
Les demandes sont traitées par ordre chronologique.
Plusieurs cas sont alors possibles :
                         

• La demande est sans fondement et elle est alors rejetée (un mél est alors renvoyé à l’étudiant)
• La salle est disponible et la demande bien fondée. Le secrétariat effectue alors la réservation et la confirme à l’étudiant toujours par envoi de mél.
• La salle n’est pas disponible. Le secrétariat étudie  alors des solutions de rechange en fonction de la période demandée et du nombre de participants. 

                 o  S’il n’y a pas de solution de rechange, le secrétariat notifie par mél à l’étudiant qu’il n’y a pas                       de solution et le traitement de la demande prend fin.
                 o  S’il y a une solution de rechange, il réserve alors la salle disponible et en informe l’étudiant par                        mél.

Quant aux enseignants et au personnel administratif de l’école, ils suivaient jusqu’à présent la  même procédure de réservation que les étudiants (à l’exception pour  ce public particulier, que la demande était toujours considérée fondée). 

Dans le futur système, on désire que le personnel de l’école puisse réserver directement une salle à partir de l’outil informatique mis en place.

Travail à faire : 

Établir le dictionnaire des données, le modèle conceptuel des données correspondant puis le modèle logique associé.
                  

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Correction

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Gestion de matériel pédagogique : Dictionnaire des Données - MCD - MLD

Modèle conceptuel des données (MCD)