Exercice Corrigé MCC Analyse Merise Modèle Conceptuel de Communication

Les fonctions des services généraux

Dans cet exercice, la séparation  entre l'organisation et le conceptuel n'est pas effectuée. Cela fait partie de l'exercice. 

Les étapes suivantes sont recommandées :

1. Définir les fonctions de l'établissement, regrouper ces fonctions en domaines.

2. Définir les partenaires.

3. Lister les messages et leurs informations et dessiner le modèle conceptuel de communication.

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   M. Gommetcrayon est responsable des services généraux. Son service possède un stock de fournitures de bureau (papier, crayon...). Il approvisionne les différents services de la société, et, avec l'aide de ses deux assistants, Rondouillard et Rondecuir, il centralise et traite les demandes de fournitures des secrétaires de service.

   Les articles demandés donnent lieu à des livraisons immédiates ou bi-hebdomadaires qui ont lieu, en général, le 15e et le 31e jour du mois. Si les fournitures demandées sont considérées  comme spéciales, s'il ne s'agit pas de fournitures d'utilisation courante (par exemple : téléphone, répondeur, lampe...), elles sont données aux services dès que possible, sans attendre les jours habituels de livraison. La demande donne lieu à un don de fournitures aux secrétariats des services demandeurs si les fournitures sont en stock. Sinon, les fournitures sont commandées aux fournisseurs. MM. Rondouillard et Rondecuir préviennent alors les secrétariats de la date prévue de distribution. En cas de réclamation d'un service sur la qualité d'une fourniture, un des assistants doit retrouver le lot fournisseur afin de vérifier sa conformité.

   M. Gommetcrayon est particulièrement attentif aux quantités demandées par les services. Il se réserve le droit d'avoir un regard sur les demandes des services et de les refuser pour limiter la consommation. Les miroirs, les limes à ongles et les fournitures de la rentrée scolaire sont particulièrement surveillés. Chaque commande donne lieu à une vérification du budget alloué au service. Si le budget autorisé est dépassé, ou s'il le devient dans une prochaine commande, le responsable présente une requête de budget supplémentaire,  afin d'obtenir une autorisation de dépassement de budget.

   Une commande de fournitures permet d'honorer les demandes des services et de réapprovisionner le stock jusqu'à son maximum. Pour chaque commande, M. Gommetcrayon choisit ses fournisseurs en fonction des conditions d'achat ou des tarifs proposés pour acheter aux meilleures conditions (prix unitaire de la fourniture et remises).
   En fin d'année, le stock des services généraux est inventorié par MM Rondouillard et Rondecuir pour fournir un état annuel du stock au service comptabilité.

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